Dans la vie des affaires, la correspondance est une partie importante de la vie quotidienne. Et chaque lettre commerciale conçue comme une carte de visite pour votre entreprise: le contenu et la mise en page représentent l’image de votre entreprise. Trouver la bonne formulation est parfois un défi, mais avec quelques conseils, vous pourrez concevoir une lettre professionnelle facilement.
Qu'est-ce qu'une lettre commerciale?
Une lettre commerciale, ou courrier professionnel, est la correspondance qu'une entreprise effectue avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires commerciaux. L'expéditeur est donc le plus souvent une entreprise. Mais du côté du destinataire, les clients peuvent être des particuliers, par exemple. A noter que seules les lettres adressées à l'extérieur de l'entreprise sont considérées comme du courrier professionnel. La correspondance interne n'est pas incluse.
Côté forme, vous pouvez choisir entre la version numérique via email ou PDF, ainsi que la voie postale . Dans les deux cas, les documents sont soumis à des délais de conservation conformément au droit commercial et fiscal applicable. Leur durée dépend du type de courrier et de documents, mais ils sont généralement conservés entre 5 et 10 ans.
Quand écrire une lettre commerciale
Il existe de nombreuses occasions où une lettre commerciale est requise. Voici un aperçu des situations les plus courantes, selon le destinataire et son contenu:
- Demandes d'informations sur un produit ou un service
- Des offres pour répertorier vos produits et services
- Commandes ou bons de commande après la signature d’un contrat de vente
- Confirmations de commande
- Bons de livraison où sont listées les marchandises
- Rappels, relances et recouvrements
- Factures pour réclamer un paiement
- Traitement des réclamations
- Notifications intermédiaires pour informer le destinataire de l'état des commandes les plus importantes
Informations obligatoires dans un courrier professionnel
Les informations requises pour votre lettre commerciale dépendent de votre inscription au registre du commerce. En effet, si votre entreprise n'y figure pas, seulement quelques informations suffisent : nom et prénom, adresse et éventuellement une référence à une entreprise de droit civil. C'est différent lorsque vous êtes inscrit au registre du commerce. Les informations suivantes sont alors requises:
- Nom et forme juridique de votre entreprise
- IL numéro du registre du commerce et le tribunal correspondant
- Le capital de la société
Selon le type de lettre commerciale que vous envoyez, des informations supplémentaires pourront être ajoutées. Dans le cas de factures ou tout autre document pour votre comptabilité, il peut s'agir du numéro fiscal, du numéro de facture, de l'heure de la prestation, du numéro de TVA ainsi que des montants facturés et des modalités de paiement.
Le bon format pour vos lettres commerciales
Une norme s'applique aux lettres commerciales en France qui règle la structure, le positionnement des éléments et les dimensions des bordures. Voici par exemples les dimensions des bordures et des éléments usuels pour une feuille au format A4:
- Marges: 2,5 cm à gauche, 1,5 à 2 cm à droite, 4,5 cm au-dessus et 2,5 cm au-dessous
- Interligne: 1 ou 1,5
- Taille de la police: 12 points ou 11
- Police: Arial et Times New Roman ont fait leurs preuves, mais il n'y a pas de règle sur ce point
Les parties les plus importantes d'une lettre commerciale sont l'en- tête, la ligne d'objet et évidemment le texte lui-même, qui comprend la salutation, l'introduction, la partie principale, la conclusion et la salutation de fin. La qualité du papier est évidemment très importante: plus votre papier utilisé est de bonne qualité, plus votre client se sent valorisé.
L'en-tête d'un courrier en entreprise
Dans l'en-tête, vous retrouverez l'adresse de votre entreprise ainsi que l'adresse du destinataire ainsi que la date et, le cas échéant, le lieu. V otre adresse devra se situer en haut à gauche et se composera du nom, de l'adresse et du numéro de téléphone de votre entreprise. La présence d’une adresse e-mail est également possible. L' adresse du destinataire se trouve, elle, juste en dessous. Étant donné que la fenêtre de visualisation de l’adresse des enveloppes normalisées C6 une largeur fixe, la ligne ne doit pas dépasser une largeur de 8,5 centimètres. La longueur totale de l’adresse est au maximum de neuf lignes ou 4,5 centimètres. Enfin, se trouve la date alignée à droite, avec le lieu, s'il diffère du lieu de l'entreprise.
L'objet comme information rapide
Nous trouvons ensuite l’objet dans une lettre d'affaires. Il donne au destinataire un premier aperçu du contenu de votre lettre. Il est donc important de la formuler aussi succincte et précise que possible. L’objet sera donc indiqué après avoir laissé une ligne vide sous la date, et peut être écrit en gras et mis en évidence avec une police plus grande pouvant aller jusqu'à 14 points. Cependant, il ne doit pas dépasser deux lignes et il est préférable de supprimer le mot «Objet» de la ligne.
La salutation d’un courrier professionnel
Votre lettre doit commencer par la salutation, qui se trouve sur la troisième ligne après le sujet. La façon dont vous vous adressez au destinataire aura déjà un impact sur l'effet de votre courrier. La salutation neutre «Cher Monsieur ou Madame» n'est fondamentalement pas fausse, mais demeure assez impersonnelle. Il est préférable de mentionner le nom de la personne en question. Utilisez une formulation professionnelle et évitez les phrases vagues. En plus de la salutation mentionnée ci-dessus, un simple «Bonjour» est toujours efficace, à défaut d’être très original.
Le texte de votre courrier professionnel
Le texte lui-même se compose souvent de trois parties: l'introduction, la partie principale et la conclusion. Évitez les formulations obsolètes ou standardisées, qui sonnent souvent automatisées. Dans l'introduction, expliquez la raison de votre courrier avant de passer au contenu principal. Veillez à utiliser un style impeccable et à structurer clairement votre lettre commerciale: il est conseillé d'utiliser des sections et des paragraphes pour que votre destinataire puisse suivre facilement votre lettre. En fin de courrier, essayez de conclure par une phrase positive ainsi qu’une ou plusieurs options de contact en retour.
La conclusion d’un courrier commercial
Choisissez une bonne salutation pour conclure votre courrier d'affaires, car c’est elle qui laissera la dernière impression à votre destinataire. Concevez donc cette partie courte et concise. “Sincèrement” ou “cordialement” sont des expressions très classiques, mais des expressions plus personnelles sont possibles en fonction de la situation. Votre signature suivra ensuite, en ayant pris le soin de sauter trois lignes.
Envoyer son courrier professionnel
Par la voie postale, il est important que votre lettre parvienne au destinataire en bon état. Pour éviter que le papier ne se froisse, les enveloppes cartonnées sont toujours idéales pour les courriers professionnels. En effet, l' enveloppe plus solide protège de manière fiable tous vos documents. Si vous envoyez des lettres professionnelles qui peuvent être pliées, les longues enveloppes DL rectangulaires classiques conviennent parfaitement. Si, en revanche, votre courrier ne doit pas être plié ni écorné, alors les enveloppes C4 sont idéales pour tous vos envois professionnels.
Bon courage!