Vous avez certainement déjà vu plusieurs manières dont les entreprises, les clients et les collègues étiquettent les grandes enveloppes et les pochettes d'expédition : parfois, les envois ressemblent à de grandes lettres au format paysage, et parfois plutôt au format portrait avec un autocollant. Occasionnellement, on peut aussi voir des enveloppes sur lesquelles seul le destinataire est inscrit au recto, et l'expéditeur au verso.
Vous trouverez ci-dessous toutes les informations d'expédition pour vos enveloppes et pochettes (réutilisables ou non), afin qu’elles arrivent à destination en toute sécurité et vous reviennent si nécessaire !
Comment indiquer une adresse et l'affranchissement sur une enveloppe ?
La manière d'indiquer votre adresse et l'affranchissement sur vos enveloppes sont une question de goût. Il existe quelques possibilités de variation parmi lesquelles vous pouvez choisir selon les préférences personnelles ou de votre société.
Au stylo
Si vous choisissez d’écrire l’adresse sur votre enveloppe à la main, veillez à écrire le plus lisiblement possible. Utilisez un stylo résistant à l'eau. Il serait en effet dommage d'écrire consciencieusement sur votre enveloppe et qu'une simple goutte de pluie rende l'écriture illisible.
Étiquettes d’adresse pour grandes enveloppes, pochettes et colis
Pour les enveloppes ou pochettes d'expédition plus grandes, vous pouvez envoyer des marchandises sous forme de colis. Pour ce faire, vous pouvez obtenir auprès de la poste les étiquettes de colis appropriées qu'il vous suffit de remplir. Vous pouvez déposer la pochette d'expédition ainsi étiquetée directement à la poste. Les frais d'envoi vous seront alors calculés sur place.
Étiquettes d'expédition personnalisées
Une autre possibilité est de fabriquer soi-même des étiquettes d’expédition avec son imprimante. Vous pouvez ensuite les imprimer à l’aide vos propres adresses ou les créer individuellement avec les adresses de vos clients.
Que doit-on écrire sur l'enveloppe ?
Pour les lettres, trois aspects sont particulièrement importants : expéditeur, destinataire et affranchissement. Tant que vous n'utilisez pas d'étiquettes de colis, l'affranchissement, c'est-à-dire le timbre, est toujours placé dans le coin supérieur droit.
Expéditeur
Au dos de l’enveloppe, le plus souvent en haut à gauche, est idéalement la position optimale pour l'expéditeur. La première ligne contient votre nom. En dessous, la rue et le numéro, et enfin le code postal et la ville. Si vous envoyez la lettre à l'étranger, indiquez également le pays dans lequel vous habitez sur la ligne du bas. Si, pour une raison ou une autre, votre enveloppe ne peut pas être distribuée, elle vous reviendra ainsi.
Destinataire
Le destinataire doit figurer de manière lisible dans le coin inférieur droit (ou centré, selon votre enveloppe). Utilisez toujours les adresses avec tous les compléments qui vous ont été indiqués. Cela peut aussi s'avérer très utile pour le choix de la formule de politesse.
Les formules de politesse habituelles telles que "Entreprise", "Madame" ou "Monsieur" doivent être utilisées si vous avez ces informations. Si vous n'êtes pas sûr, ne mentionnez pas la formule de politesse. La ligne suivante contient le prénom ou l'abréviation du nom, suivi du nom de famille ou du nom de l'entreprise. Si vous écrivez à une personne au sein d'une entreprise, la désignation de l'entreprise est suivie de “à l'attention de”, puis du nom. Viennent ensuite le nom de la rue et le numéro de la maison ou, à défaut, les coordonnées de la boîte postale.
Laissez une ligne vide avant de terminer par le code postal et le nom de la localité. Cette ligne sert à la lisibilité. Attention : pour les adresses à l'étranger, la structure des adresses peut parfois différer.
Comment étiqueter une pochette d'expédition réutilisable ?
Si vous avez opté pour des étiquettes d’adresse, collez-les directement aux endroits concernés. Veillez à ce qu'il n'y ait ni plis ni salissures afin de préserver la lisibilité.
Un conseil si vous écrivez vous-même : commencez par une enveloppe vide et posez-la sur une surface lisse. Vous obtiendrez ainsi une base plane et stable pour une écriture optimale. Veillez à ce que le rabat à fermer soit tourné vers l'arrière. Vous pouvez écrire sur le recto.