Même si les messages sont désormais le plus souvent envoyés numériquement par e-mails, la lettre classique n'est en aucun cas délaissée ! Elle est toujours utilisée, en particulier dans le cadre professionnel et les correspondances officielles avec les. Et ce n’est pas prêt de changer de sitôt. En effet, ces correspondances papier sont de plus en plus simples avec les systèmes d’impression, les mises sous pli automatiques ou l’affranchissement à domicile. Pour toutes vos correspondances professionnelles et officielles, voici toutes les règles et contraintes à respecter. Suivez le guide !
De quelle couleur doit être l’enveloppe ?
En principe, il n’y pas d’exigence particulière pour la couleur d’une lettre officielle envoyée à un bureau ou à une autorité. Néanmoins, la couleur de l'enveloppe joue un rôle important dans l’envoi en tant que tel. En effet, cela ne doit pas empêcher le tri automatique des lettres par La Poste française ou Européenne. Si vous pensez utiliser une enveloppe de couleur pour envoyer des documents, des frais de port plus élevés peuvent parfois vous être facturés (même si c’est rare). De nombreux clients attachent de l'importance aux enveloppes graphiques ou colorées, par exemple pour des campagnes publicitaires. D'autres utilisent des enveloppes colorées simplement pour coller à l’image de l'entreprise. Le plus important reste la présence d’un affranchissement suffisant et d’une adresse ou étiquette bien lisible.
Lettres professionnelles : blanc ou marron clair
De prime abord, quiconque envoie une lettre professionnelle ou aux autorités ne choisit pas une enveloppe imprimée. En effet, elles sont plutôt utilisées pour des occasions plus appropriées comme les anniversaires, les mariages ou Noël. Si vous souhaitez envoyer une lettre formelle, vous ne ferez pas vraiment une impression sérieuse sur le destinataire avec une enveloppe à motifs. Voici pourquoi nous utilisons plutôt des enveloppes blanches ou kraft pour les lettres formelles. Le destinataire n'est pas un ami, un membre de la famille ou une connaissance, donc une enveloppe classique en blanc ou marron clair doivent être davantage utilisées. En plus, ces enveloppes sont souvent disponibles en versions recyclées. Il existe aussi des enveloppes de couleurs pour certaines correspondances particulières, notamment pour certaines contraventions ou domaines de la justice. Il est donc recommandé de ne pas utiliser d’enveloppes colorées pour des correspondances trop formelles.
Comment plier correctement une lettre ?
Une lettre A4 tient dans une enveloppe standard (format DL) si elle est correctement pliée. Pour cela, c’est très simple : il existe une méthode qui ne nécessite aucun outil. Pour ce faire, la feuille de papier est courbée sous forme de vague dans la main. Il est important qu'aucun pli ne soit fait lors de cette première cambrure. La vague est ensuite ajustée pour créer à peu près trois parties égales, ce qui demande un peu de précision, même si les trois parties peuvent être de tailles sensiblement différentes sans problème. Placez maintenant cette vague pliée sur une surface lisse une fois que tous les bords ont été correctement placés les uns sur les autres. Vous n’avez plus qu'à appuyer légèrement sur les bords afin de créer les deux pliures. Bien que cette méthode ne soit pas très précise, elle est facile à mettre en œuvre.
Une méthode plus complexe mais plus précise existe aussi. Une feuille de papier est utilisée, qui, comme avec la méthode qui vient d'être décrite, est pliée jusqu'à ce que les bords soient exactement les uns sur les autres. Ensuite, cette feuille pliée sert de modèle et peut être placée sur la feuille à plier, où des marques seront ensuite faites avec un crayon. La lettre est ensuite pliée à ces points marqués, placée dans l'enveloppe, pour un envoi à la perfection.
Comment ouvrir une lettre sans en déchirer le contenu ?
Pour protéger le contenu de la lettre, l'enveloppe peut être ouverte à la vapeur en la tenant au-dessus d'une casserole d'eau bouillante. De nombreuses colles sont solubles dans l'eau, mais cette méthode peut ne pas fonctionner en fonction de la colle. Si vous avez un ouvre-lettre à la maison, vous pouvez l'utiliser pour ouvrir les languettes collées. Il s'agit d'un bâton en bois plat et émoussé, qui ne cause aucun dommage.
Mais l’outil le plus simple et le plus connu est le coupe-papier, pour ouvrir facilement les zones collées. Il ressemble à un couteau, mais la lame n’est pas aussi coupante. Sinon, la surface adhésive peut être humidifiée petit à petit avec un coton-tige humide pour détacher l'adhésif, si vous ne voulez pas abîmer ni déchirer la belle enveloppe que vous avez reçue (ou si vous voulez la réutiliser !).
Comment étiqueter correctement une enveloppe ?
Pour que la lettre puisse passer facilement dans les machines de tri automatique, elle doit être correctement étiquetée. Voici ce qu’il faut prendre en compte :
- Si vous avez un logo ou un nom d’entreprise, il doit être placé en haut à gauche
- L'adresse de l'expéditeur au dos en haut à gauche
- L'adresse du destinataire est notée en bas à droite.
- Les timbres sont positionnés dans le coin supérieur droit.
- Une étiquette d'adresse facilite le travail (si il n’y a pas de fenêtre)
Si vous n'avez pas une écriture particulièrement lisible ou si vous envoyez beaucoup de lettres au quotidien, il est préférable de choisir des étiquettes d'adresse imprimables. Les normes industrielles européennes (ISO & DIN) sont spécifiées pour chaque conception. Par exemple, l’adresse doit comporter le même interligne entre le nom, la rue et la ligne de la ville. Une adresse doit toujours être justifiée à gauche. Il est important de s'assurer que la police et la taille sont identiques. Une écriture foncée sur fond clair doit être choisie afin que les machines de tri puissent facilement identifier le destinataire. Il existe également des réglementations concernant la distance : l’adresse doit être au moins 4 centimètres du bord supérieur et au moins à 1,5 centimètre des bords droit, gauche et inférieur. Une fois de plus, les étiquettes d'adresse peuvent faciliter ce travail d’envoi.
Les lettres peuvent-elles être imprimées ? Si oui, quelles sont les règles ?
En principe, une enveloppe peut être imprimée. Il faut toujours garder à l'esprit que quand vous envoyez un grand nombre de lettres, vos enveloppes seront envoyées à travers un système de tri automatique. Des scanners hautes performances lisent et interprètent les adresses : si le scanner reconnaît l'adresse, l'enveloppe est munie d'un code à barres, qui lui assure son suivi complet. Si le scanner ne parvient pas à interpréter l'adresse (souvent dans le cas où aucune étiquette n’a été utilisée), cela doit alors être fait manuellement. C’est souvent le cas avec une écriture peu lisible ou si l'enveloppe est trop imprimée. Si une couleur de papier ou un graphisme dépasse sur la zone de codage, alors le scanner peut ne pas être en mesure de faire la distinction entre l'impression, l’adresse et le code-barres. Les étiquettes d'adresses aident à résoudre le problème, et permettent donc un envoi plus rapide.
Conclusion
Afin de vous assurer que vos lettres importantes parviennent correctement (et rapidement) après de vos destinataires professionnels ou administrations, un certain nombre de petites spécifications doivent être respectées. A retenir que les exigences les plus importantes sont la couleur de l’enveloppe, un lettrage correct pour l’adresse et avec les bonnes informations et affranchissement autour. Cela facilitera votre travail mais aussi celui de la Poste. Vous vous assurez aussi que vos courriers parviendront aux bons destinataires le plus rapidement possible.